Un.e Assistant.e de direction (H/F)

L'Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l'UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s'adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.

Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d'équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l'émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement

Sous l'autorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'université. Elle contribue à l'élaboration de la politique de l'établissement dont elle assure la mise en œuvre opérationnelle. L'assistant. e du Directeur Général des Services participe à l'optimisation de la gestion des activités menées par l'équipe de direction de l'université.

L'équipe d'appui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de la Cheffe de Cabinet, de l'assistant. e du Directeur Général des Services et de deux personnels d'accueil. L'assistant. e sera placé. e sous l'autorité hiérarchique directe du DGS.

Missions

1. Assurer le secrétariat du Directeur Général des Services

Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions y compris sur le plan logistique

Préparer les fonds de dossier, assurer le suivi

Prendre en charge, avec le Conseiller de Prévention, l'organisation de la Formation Spécialisée, rédiger les comptes rendus de cette dernière

Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel

Gérer la boîte mail direction générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses

Assurer l'accueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes

2. Assurer la continuité du service au sein du Cabinet

Partager la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de la Présidence/Direction Générale des Services

Échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de l'avancement des dossiers

Venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire

3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d'une université.

Connaissance de base en gestion administrative dans le contexte de la fonction publique.

Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.

Maîtrise des logiciels courants de bureautique.

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités.

Compréhension, analyse et gestion des informations.

Sens de l'initiative.

Bonnes qualités rédactionnelles (style, syntaxe et orthographe).

SAVOIRS ÊTRE

Autonomie

Très bonnes capacités relationnelles

Sens de la confidentialité

Réactivité

Capacité d'adaptation et d'organisation

Polyvalence

Disponibilité

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Première expérience au sein d'une direction d'établissement public.

Suite de la description de l'offre dans le lien de candidature