Assistant(e) Copropriétés (H/F)

Notre entreprise recrute actuellement un(e) Assistant(e) Copropriétés (H/F) pour l'une de ses filiales dans le cadre d'un CDD de remplacement de 6 mois.

Qui sommes-nous ?

Acteur incontournable de l'immobilier sur Montpellier, notre société indépendante, locale et familiale se distingue par sa proximité, son savoir-faire et la qualité des services rendus à nos clients dans des domaines tels que la gestion de copropriété, la gestion locative, la location et la transaction.

Au sein de notre agence, vous rejoindrez le service copropriété et accompagnerez le gestionnaire dans le suivi quotidien d'un portefeuille d'immeubles.

Vos principales missions :

Gestion administrative des copropriétés : Assurer le traitement des courriers, e-mails et appels téléphoniques des copropriétaires, ainsi que la préparation des documents administratifs (convocations, procès-verbaux, etc.).

Organisation des assemblées générales : Préparer les convocations, organiser les réunions d'assemblées générales, gérer les procurations et assister à la rédaction des procès-verbaux.

Suivi des interventions techniques : Coordonner les interventions des prestataires (travaux, entretien, maintenance), traiter et suivre les rapports de visites d'immeuble remis par le gestionnaire, et s'assurer du bon déroulement des opérations en lien avec les besoins des copropriétaires.

Gestion des sinistres et des dossiers d'assurance : Déclarer les sinistres, suivre les dossiers d'assurance et coordonner les interventions nécessaires pour les réparations.

Suivi financier et comptable : Participer à la gestion des appels de fonds, suivre les paiements des charges de copropriété, relancer les copropriétaires en cas d'impayés, et traiter les factures des prestataires.

Classement et archivage des dossiers : Organiser les dossiers administratifs, les factures et les documents numériques liés à la gestion des immeubles. S'assurer de l'archivage physique et numérique dans le respect des procédures établies.

Compétences requises :

Techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels de gestion immobilière. Connaissances de base en comptabilité pour le suivi des charges de copropriété et gestion des factures.

Organisationnelles : Rigueur et sens du détail dans la gestion des documents et des procédures. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais fixés.

Relationnelles : Excellentes compétences en communication pour interagir avec les copropriétaires, les prestataires et les autres services du cabinet. Capacité à gérer des situations parfois conflictuelles avec diplomatie.

Profil recherché :

Expérience obligatoire de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire.

Aisance avec les outils informatiques et les logiciels de gestion.

Connaissance du logiciel ICS

CDD pour remplacement de 6 mois

Temps de travail : temps plein (35 h/ semaine)

Rémunération : 28 000 € et 34 000 € brut sur 13 mois

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 6 mois

Lieu du poste : En présentiel