Assistant.e Administratif.ve en Alternance (H/F)

/ de la mission

Votre apprentissage s'articulera autour des activités suivantes :

Tâches administratives

- Préparer, suivre, contrôler et archiver les dossiers administratifs

- Mettre en forme et suivi des tableaux de bord standards

- Mettre à jour et faire évoluer les outils collaboratifs

- Traiter le courrier papier et électronique, saisir, mettre en forme et rédiger des courriers classiques, notes, comptes rendus de réunions

- Organiser et gérer les déplacements, missions du personnel

- Organiser la logistique d'événements : réunion, colloque, séminaire, formation

- Transmettre régulièrement un état d'avancement administratif des dossiers/ projets à vos référent. e. s

- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers

- Suivre les agendas/planning/échéances,

- Assurer la gestion des fournitures et du stock

- Contribuer à l'intendance et au bon fonctionnement du collectif

Suivi du budget- finances

- Traiter et suivre les achats (commandes, relations fournisseurs nationaux et internationaux)

- Suivre les budgets de fonctionnement opérationnel et des projets

- Veiller au respecter des directives d'établissement

Ressources humaines

- Organiser l'accueil de nos partenaires (doctorants, étudiants, scientifiques) au sein de l'équipe

Communication et activités transversales : Selon votre parcours, vos appétences, une implication sur un chantier transversal vous sera proposée.

- Mettre en forme et relayer les informations auprès de la hiérarchie et/ou des salariés des équipes

- Participer aux animations et réflexions du collectif des assistant-es AIDA et celui du CIRAD.

Profil souhaité

Titulaire d'un BTS de secrétariat ou formation équivalente Bac+2,

Vous cherchez une alternance dans le cadre d'une licence (type administration et gestion)

Savoir être

- Travailler en équipe

- Posséder des capacités d'adaptation (organisationnelles et technologiques)

- Avoir le sens de l'organisation et rigueur

- Avoir de bonnes qualités relationnelles (écoute, bienveillance, diplomatie, sens de la confidentialité, neutralité)

Savoir-faire

- Maitriser les outils bureautiques et informatiques

- Synthétiser, rédiger des notes et comptes rendus

- Anglais souhaité

- Synthétiser l'information reçue ou traitée tant à l'oral qu'à l'écrit

- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables

- Savoir rendre compte de son activité

Nos atouts -:

Avantages sociaux : Vous bénéficiez d'un 13 ème mois, de possibilité de journées de télétravail, d'horaires personnalisables et d'une assurance sociale complète.

Contraintes du poste

Travail sur écran sup à 4 h par jour